Esse é o momento de aprender
novas lições, testar alternativas e ouvir mais os outros. Durante todo esse
período de pandemia do Covid-19, conversamos com muitos diretores e empresários
de várias organizações pelo mundo, com a intenção de aprender mais e ampliar as
percepções desse novo ambiente.
Depois de analisar o conteúdo
dessas conversas, conseguimos pensar a crise em três momentos diferentes: As 3
Ondas da Crise. Elas estão nos ajudando a identificar o momento em que estamos
e a otimizar nossas entregas e resultados. Iremos apresenta-las com mais
detalhes a seguir e esperamos que também possa lhe ajudar:
Primeira Onda – Caos e Incerteza
Assim como diante de qualquer situação nova, a primeira onda consiste no contato com o desconhecido, ou seja, o próprio caos. Cada um acaba se voltando para suas reações mais instintivas e deixa de analisar os fatos, é o conhecido estado de “fuga ou luta”. Esse comportamento é natural que é ativado quando não identificamos padrões conhecidos.
No entanto, só aprenderemos novos padrões a partir de maior conscientização do novo ambiente, analisando os fatos. A dica para sair da primeira onda é respirar fundo, manter a calma, olhar ao entorno e buscar entender como essa nova realidade funciona, quais os padrões e qual a atuação mais adequada sobre ela.
Segunda Onda – Adaptação ao Novo
A segunda onda consiste
exatamente no momento em que nos acalmamos e entendemos os padrões desse novo
contexto. Nesse processo, é provável que ainda sofreremos os efeitos deste ambiente,
mas já conseguimos enxergar as mudanças ou objetivos que precisaremos alcançar.
Não é uma fase que nos traz tranquilidade, ainda estaremos analisando os fatos e vivenciando os prejuízos dessa atual situação, porém já a encaramos com mais realismo, buscando a melhor saída. Muitos já estão nessa fase e a dica é nutrir paciência e visão crítica. Nem tudo que faremos irá dar bons resultados e precisaremos testar novas ideias, sem perder o ânimo.
Terceira Onda – Saída da Crise
Estar na terceira onda é, sem dúvida, o objetivo. É realmente quando nos adaptamos e já incorporamos novos hábitos, voltamos à zona de conforto. Não quer dizer que nossas vidas voltarão a ser como antes, já teremos passado por muitos momentos difíceis e provavelmente muitas ideias que tínhamos não serão mais as mesmas.
No alto escalão, a maior preocupação dos empresários no país atualmente é de curto prazo, segundo Márcio Graf Welter, um dos diretores da LUMEN. Na última semana, ele realizou mentorias gratuitas com empresários brasileiros de diversos setores e pequenos empresários da Nova Zelândia e Cingapura. “Os executivos e empresários estão se perguntando agora se precisam demitir para entregar os resultados acordados no início do ano”, diz Welter. Uma das possíveis lições da crise, defende o especialista em produtividade e mentalidade corporativa, é que os executivos vão aprender a decidir de forma mais colaborativa. “Para sair desse caos, as empresas precisam ouvir outras e os presidentes, o seu grupo executivo. Vamos depender mais dos outros para tomar decisões importantes”.
baseado nos aprendizados do curso da Goleman El and Everwise – Isadora Gabriel
Qual foi a ultima vez que você sentiu que perdeu o controle? Que estava tudo caminhando na direção certa, mas algo inesperado aconteceu? Hoje mesmo, eu sei!
Mesmo em tempo de pandemia, em que muitos de nós estamos vivendo com esse sentimento de que somos vítimas do COVID-19, precisamos encontrar forças dentro de nós para tomar conta do que ainda é possível em nossas vidas profissionais, familiares e sociais. Como? Desenvolvendo um pouco mais nossa resiliência.
Mas é possível nos adaptarmos rapidamente, extrair o que há de melhor nisso tudo e ainda tomar a frente para resolver problemas? Parece demais, mas aqui vão algumas reflexões que podem ajudar a fortalecer essa competência tão primordial nesse momento.
Nosso cérebro mais primitivo (a amígdala) está a postos para nos defender de qualquer coisa que possa ameaçar nossa sobrevivência. Portanto, no cenário atual estamos estimulando com mais frequência essa parte do cérebro, nos mantendo alertas e prontos para lutar, fugir ou até mesmo paralisar. Nós só enxergamos os extremos: Certo ou Errado; Vida ou Morte; Economia ou Saúde. Mas será que devemos reagir dessa forma tão primitiva o tempo todo? Com certeza a primeira reação, a primeira resposta ou a primeira coisa que vem à sua cabeça, ofusca o seu discernimento e capacidade de tomar decisões. Portanto, evite apenas reagir aos desafios que as circunstâncias atuais exigem. Você pode fazer melhor do que isso!
O córtex pré-frontal é a parte mais evoluída do nosso cérebro e a que precisa assumir o controle, identificando com mais precisão o que estamos sentindo, o que a situação nos sugere de reação e como podemos responder a ela. Esse exercício requer calma e dar um passo para trás! O oxigênio é melhor amigo do córtex pré-frontal, então antes de sermos capturados por uma avalanche de emoções e reações, o melhor remédio é respirar por 10 segundos e perguntar-se: O que estou sentindo? Como isso está afetando meu discernimento e minha resposta? Quais são os caminhos que posso tomar para enfrentar essa situação? Qual eu vou escolher e como vou me sentir com isso?
Nossa capacidade de responder à essas e, outras perguntas que podemos nos fazer, a fim de mantermos um equilíbrio entre razão e emoção, podem mudar o curso de como nos adaptamos e nos recuperamos de grandes adversidades. A concentração em pensamentos negativos (“Meus pais podem ficar doentes”, “Muitas pessoas vão morrer”, etc.) e o foco no que não podemos controlar podem sabotar esse equilíbrio. Portanto concentre a sua energia em reconhecer o sentimento que te domina, dê nome a ele e identifique a qual problema real ele se refere, que está ao seu alcance de resolver. Isso vai te trazer mais autoconfiança.
Quando as coisas vão mal tendemos a achar que só acontecem com a gente e que elas levarão uma eternidade para passar, ficamos estressados e nos fechamos. Reconhecermos esses sentimentos e reações são o primeiro passo para construir resiliência, encontrar significado, regular emoções e reações fisiológicas.
Esteja no momento presente, reverencie as coisas simples da vida, demostre compaixão com quem está em situação de vulnerabilidade e, por fim, exercite um pensamento mais global. Não importa o que aconteça, não estamos sozinhos, nada é para sempre e os seus recursos pessoais são capazes de se expandir para lidar com momentos de crise.
A Simbiose é uma empresa de tecnologia em que todos trabalham online, isso mesmo, todos em casa e fazem isso há 8 anos. Tudo de casa. Difícil acreditar, certo? Contratar online, fazer onbording online, treinamentos totalmente online, projetos sincronizados online, gestão de pessoas online.. Bem vindo ao mundo de quem mais entende de home office, na prática.
Bom, vamos descobrir um pouco mais sobre essa forma de trabalho com a ajuda de alguém que usufrui há 9 meses deste modelo, desde quando começou a trabalhar na Simbiose Ventures. Clique no botão abaixo e saiba mais sobre este assunto.
Após o lançamento do nosso livro Mudança de Mindset: Como Mudar Vidas e Transformas Organizações tivemos o prazer de participar da segunda temporada do ResumoCast, no qual é explicado um pouco a visão do livro, o que é estar Dentro e Fora da Caixa abordando cases reais!
Confira logo abaixo o link e ouça o Podcast diretamente pelo ResumoCast!
Em qualquer conversa corporativa ou mesmo nas rodinhas informais, é bem provável que você escute o termo “mindset” com uma certa frequência. Apesar de relativamente recente, este é um termo cada vez mais difundido ao redor do mundo. No Brasil, ainda não usamos sequer uma tradução para o português para o termo, o que pode colaborar para que ele seja utilizado de maneira equivocada. Para evitar este tipo de situação, vamos abordar o seu conceito diretamente em sua origem, que vem da junção “mind” (mente) e “set” (configuração). Ou seja, configuração da mente, ou como adaptamos por aqui como “mentalidade”.
Nós, da Arbinger, somos uma das empresas que mais entende deste tema no mundo e temos ajudado diversas empresas e executivos em como transformar organizações em empresas mais colaborativas. Segundo um dos maiores especialista do tema no mundo, Dr. Terry Warner, também fundador da Arbinger, mindset é a nossa maneira/jeito de ser. Mindset é uma parte do seu sistema operacional. Parte que cuida da maneira que você “enxerga” e “interpreta” o mundo ao seu redor.
Simples assim? Na prática nem tanto. Por isso, viemos nesse artigo trazer informações para que o termo seja não só corretamente colocado, mas também utilizado.
Então, iremos por partes:
O nosso mindset é o que direciona nosso comportamento e que traz o resultado, conforme o diagrama acima. O caminho mais comum é focarmos em um certo comportamento para geração de um resultado, o que a princípio é muito válido. Porém, se eu tiver um tipo de mindset que chamamos de “dentro da caixa”, possivelmente o efeito será inverso ou quase nulo, o que nos leva à importância da tão sugerida “mudança de mindset” (ou mudança do meu jeito de ser/mentalidade). Para que isso aconteça, entender como nosso mindset é formado é mais que essencial.
Como é formado o Mindset de cada um?
É formado pela minha maneira de ver o mundo, ou seja, pela “minha visão de mundo”.
Agora, de onde vem esta visão de mundo?
Através das experiências sensitivas que eu tenho e/ou tive ao decorrer de minha vida. Especialmente da infância. Portanto, as pessoas e ambientes que nos rodeiam ou rodeavam influenciam muito no que somos hoje e o que seremos no futuro.
Vendo desta maneira, quer dizer que podemos ter mais de um mindset?
Os mindsets que temos e seus impactos em tudo que fazemos
Sim, temos dois mindsets, segundo a Arbinger, o instituto que mais entende do assunto hoje no mundo.
Os dois mindsets:
Dentro da Caixa – aqui, o foco acontece nos meus objetivos e os outros não importam tanto quanto eu, ou seja, os outros são meros meios para eu atingir meus objetivos em prol do “meu bem comum”. Aqui, o sentimento de culpa é muito grande – eu me culpo, culpo os outros ou as coisas.
Fora da Caixa – o foco aqui é o nosso objetivo. Primeiro, eu entendo o que o outro pensa, sente e depois eu trago o que escutei para o meu objetivo, para ver se temos um objetivo comum ou não e, caso não tenhamos um objetivo comum, eu sou o grande protagonista em estruturar um novo objetivo que é o nosso, não é mais o meu ou o dele, e sim o nosso. Aqui, eu crio um novo objetivo, uma nova visão entre pessoas.
Se pudéssemos definir esses conceitos com uma expressão popular, “dentro da caixa x fora da caixa” poderia ser representado por “Quer ir rápido vai sozinho, quer ir longe vamos juntos”.
Falamos muito sobre conceitos e definições até aqui, mas a pergunta que você deve estar se fazendo é: Qual o impacto e o efeito na prática que cada um destes mindsets têm no nosso dia a dia, na nossa cultura, na nossa vida?
Segundo a Arbinger, o impacto de estarmos dentro da caixa gera uma cultura mais hierárquica, de cima pra baixo, onde comandantes e líderes são mais autocratas, as metas voltadas somente ao individual e não ao conjunto. Os comportamentos que mais sobressaem são ignorar os outros, controle, silêncio, pouco feedback, muita reclamação.
Já no fora da caixa, temos uma cultura de diálogo, grande senso de objetivo comum e de equipe. O senso de pertencimento de grupo é alto, pois há espaços para inovar, criar, errar e até dar feedback para o líder, caso ele tenha feito algo que tenha impactado negativamente o grupo.
Com base no que acabou de ler, dá pra imaginar o impacto no dia a dia destes dois mindsets? Pois, um estudo da Mckinsey de Abril de 2014 fala que as empresas que estão mais fora da caixa conseguem ter melhores resultados que as empresas que estão dentro da caixa, podendo ter até 4 vezes melhores resultados.
Quem ou o que mais influencia o nosso mindset no dia a dia?
A todo segundo temos oportunidades para estarmos dentro ou fora da caixa, pois estamos em contato com ambientes, pessoas, diferentes estados de humor, estresse, decisões etc.
Então a pergunta que fica agora é: Será que os outros podem me levar para dentro ou fora da caixa?
Não! Não mesmo. Quem decide ir para dentro ou fora da caixa sempre sou eu e nunca é o outro. A decisão sempre é minha. Algumas vezes posso não estar consciente da decisão que estou tomando e, por isso vou, para dentro da caixa sem perceber e acabo me culpando, culpando os outros ou as coisas para que isso gere justificativas quanto ao que eu faço ou deixo de fazer. Portanto, nós nos deixamos influenciar muito pelos outros e tomamos decisões depois de termos nos autosabotados ou autoenganados, acreditando que estamos fazendo um bem para nós e para os outros. Muitas vezes até defendemos nossa visão com unhas e dentes, pois estamos focados nas justificativas que criamos para desmerecer a outra parte e fortalecer a nossa.
Para encerrar este artigo, uma última reflexão: é melhor estar dentro ou fora da caixa?
O que podemos dizer aqui é que a melhor coisa a se fazer é criar consciência de onde se está e poder decidir os impactos de cada ação sua. E que, quanto mais consciente você estiver de cada decisão que toma, mais fora da caixa você estará.
Realizamos uma turma aberta do Workshop Mudança de Mindset, em Curitiba. O treinamento foi realizado em parceria com a AHK (Câmara Brasil – Alemanha) durante os dias 2 e 3 de julho, contando com a presença de 23 participantes. O evento foi divulgado na cidade pela Bem Paraná, Jornal do Oeste, Curitiba IT, Jornale e pelo site de notícias da Mirian Gasparin.
O que abordamos durante o Workshop
Turma aberta do Workshop Mudança de Mindset, realizado em Curitiba/PR
Durante o workshop foram abordados vários temas, entre eles os conceitos de autoconsciência e autossabotagem. Enquanto que a autoconsciência é a capacidade de ampliar a percepção do entorno e os impactos de nossas ações, a autossabotagem, resumidamente, é o processo em que não honramos com o senso de ajudar o outro. Como decorrência disso, nos sentimos culpados e buscamos justificar estes atos, atribuindo a culpa a fatores externos.
Vamos para ‘dentro da caixa’ quando nos autossabotamos, pois desconsideramos as necessidades e motivações dos outros, focando apenas em nossos próprios objetivos. Passamos a enxerga-los como objetos e então os usamos, culpamos ou simplesmente ignoramos.
Os participantes também puderam vivenciar diversas dinâmicas para ampliar sua percepção, buscando reconhecer os momentos em que vão para ‘dentro da caixa’. Ao identifica-los, terão a oportunidade de perceber os outros, alinhar os esforços e mensurar os impactos gerados pelas suas atitudes.
A partir dessa percepção ampliada, podem se responsabilizar pelos resultados e encontrar formas de trabalhar em conjunto. É desse modo que adotarão um mindset ‘fora da caixa’, vendos os outros como pessoas e trabalhando em conjunto para um objetivo que seja comum a todos.
Sobre o livro Mudança de Mindset
Márcio Welter apresentando o livro Mudança de Mindset: vendo além de nós mesmos
O workshop teve carga horária de 8 horas e foi ministrada pelo nosso Master Trainer, Márcio Welter. Além do kit do treinamento presencial, os participantes também receberam o livro Mudança de Mindset: vendo além de nós mesmo. A obra traz casos reais em que estes conceitos foram aplicados e os resultados alcançados. É uma leitura obrigatória para qualquer um que queira ‘sair da caixa’.
Saiba mais sobre o livro Mudança de Mindset: vendo além de nós mesmos
Quando alguns fosseis de dinossauro começaram a ser descobertos nos Estados Unidos, durante o século XIX, Edward Cope e Charles Marsh viram a chance de deixar a sua marca nesse momento emergente da paleontologia. Os dois cientistas já eram conhecidos de longa data e tinham um relacionamento amigável.
Porém, conforme a busca pelo título de maior paleontólogo do mundo ia se intensificando, o clima de amizade diminuía. Após desembarcarem no oeste americano, a competitividade entre os dois era tão grande que veio a se tornar no que hoje é conhecida como a Guerra dos Ossos.
“mais ossos do que para uma dúzia de pesquisadores, porém seguiram acreditando que as conquistas de um era a derrota do outro”
Nos conceitos do Mudança de Mindset, estes dois pesquisadores adotaram o que chamamos de mindset dentro da caixa. Estavam exclusivamente focados nos seus próprios desafios, objetivos e necessidades.
Pior ainda… Estavam totalmente convictos de que o sucesso de um deles só seria alcançado com o fracasso do outro.
Péssimas decisões
Trabalhando separadamente, o desespero para ser o primeiro a catalogar uma nova espécie, levaram ambos a tomar decisões precipitadas. Na ânsia de começar logo a exploração, Cope montou uma equipe às pressas para iniciar seu trabalho. Já Marsh, um dos primeiros professores de paleontologia dos Estados Unidos e que recebia apoio da Yale Funds, passou a enviar espiões para monitorar o trabalho de Cobe.
Expedição de Charles Marsh
Eles estavam tão preocupados em serem reconhecidos que documentavam as novas descobertas sem nenhum cuidado, simplesmente para ser o primeiro a cataloga-la. Além disso, publicavam sobre as mesmas espécies com nomes diferentes, o que criou um caos no recente campo de estudos. Os resultados foram tão ruins que só depois de décadas é que essa bagunça foi finalmente resolvida.
Competição a qualquer custo
“O que se seguiu foi um relutante esforço de Marsh para descreditar todo o trabalho de Cobe”, escreve o historiador Mark Jeffe. Dentre essas ações, houve ataques pessoais em revistas científicas feitas por ambos, incluindo alegações de fraude, fabricação de documentos falsos e até fosseis roubados.
Diante dessa grande oportunidade histórica de explorar um continente inteiro e cheio de possíveis descobertas sobre o passado do mundo, é interessante pensar como estes dois pesquisadores não se questionaram sobre formas de otimizar os achados. Ao contrário, suas únicas preocupações eram como eliminar seu concorrente.
Edward Cope – Paleontólogo envolvido na Guerra dos Ossos
Talvez o episódio mais lamentável dessa competição tenha sido quando Marsh suspeitou que Cope estava se aproximando de uma de suas escavações. O medo dessa suposição foi tão grande que Marsh ordenou a um de seus espiões que a destruísse, simplesmente para evitar que Cope encontrasse os ossos.
A competição se tornou uma obsessão para Marsh, ao voltar para Yale ele escondeu de quase todos, principalmente dos cientistas, o que veio a se tornar a maior coleção de fosseis de dinossauro do mundo.
As consequências de um Mindset Dentro da Caixa
Essa história ilustra como o mindset dentro da caixa pode influenciar a ambição excessiva. Quando acreditaram que seu sucesso só poderia ser atingido com o fracasso do outro, passaram a focar exclusivamente em si e reduziram o real potencial que tinham.
Esquema do Mindset Dentro da Caixa
E a que custo?
Para Bob Bakker, paleontólogo que estudou o caso, “haviam mais descobertas do que o suficiente para ambos” e ainda completa “mais ossos do que para uma dúzia de pesquisadores, porém seguiram acreditando que as conquistas de um era a derrota do outro”.
Neste caso, a busca pelo sucesso dessa exploração se tornou maior do que suas próprias inspirações de vida. Gastaram uma quantidade imensa de tempo, dinheiro e energia no simples intuito de acabar com a concorrência. Por fim, ambos acabaram morrendo sozinhos e quebrados.
E aí pensamos… Quanto eles poderiam ter feito ao focar seus esforços no desenvolvimento do conhecimento? Quais foram os impactos na vida pessoal e profissional de ambos, ao adotarem um modelo mental dentro da caixa? E qual o custo disso para o resto do mundo? Neste caso, o custo foi astronômico! Milhares de espécies talvez nunca venham a ser conhecidas pela ciência, destruídas por dois homens que estavam obcecados com suas próprias descobertas.
Estamos passando pelas maiores revoluções tecnológicas de todos os tempos: os meios de transporte estão mais rápidos, os aplicativos e softwares estão cada vez mais inteligentes e os canais de comunicação nunca foram tão dinâmicos. Passamos o último século aprimorando a capacidade produtiva a ponto de mudar completamente a nossa rotina, porém a sensação de que ainda não temos o tempo necessário persiste…
[/vc_wp_text][thim-heading title=”Nós temos mais tempo!” title_uppercase=”” textcolor=”#ffaa04″ size=”h5″ title_custom=”custom” font_size=”25″ font_weight=”” clone_title=”” line=””][vc_column_text]Quando começamos a desenvolver o método MindSetividade de Gestão do Tempo e Outlook, a primeira explicação que passou pela mente foi que “hoje trabalhamos mais do que antes”, no entanto há poucos indícios de que a escassez de tempo se deva a isso. Há estudos que calculam de 24 a 36 horas livres por mês a mais, se comparado há 50 anos e, além disso, trabalhamos 3,6 horas semanais a menos do que em relação há 1950, segundo a Organização para a Cooperação e Desenvolvimento Econômico (OCDE).[/vc_column_text][thim-single-images image=”8565″][vc_empty_space height=”20px”][vc_column_text]Existem aplicativos para diversas necessidades, seja para gerir compromissos, comer, fazer transações bancárias, ir de um lugar a outro, enfim… Temos solução para tudo! Então, para onde vai todo esse tempo livre?
A tecnologia mudou a forma de fazer a gestão do trabalho e otimizou processos, porém trouxe outros problemas. Atualmente a questão não é como ganhar mais tempo ou ser mais produtivo, é como gerar resultados melhores e mais efetivos.[/vc_column_text][thim-heading title=”Se não falta tempo, o que falta então?” title_uppercase=”” textcolor=”#ffaa04″ size=”h5″ title_custom=”custom” font_size=”25″ font_weight=”” clone_title=”” line=””][vc_column_text]As prioridades mudam mais rápido do que podemos acompanhar e é quase impossível dar conta de todas elas dentro do prazo em que precisam ser concluídas.
Nesse cenário dinâmico, percebemos que só produzir e organizar tarefas não tem o efeito necessário. Segundo um estudo com 35 mil colaboradores de diversos países realizado pela Potential Project, somente 12% da falta de produtividade é causada pelo excesso de demanda, enquanto que 26% das distrações são geradas por solicitações de outras pessoas. Entretanto, o dado mais importante desta pesquisa é que 96% alegam que o principal causador do baixo resultado é a falta de foco.[/vc_column_text][thim-single-images image=”8566″][vc_empty_space height=”20px”][vc_column_text]O segredo está em priorizar e focar os esforços no que traz os melhores resultados, aqueles que realmente impactam nosso trabalho e é por isso que elaboramos o método MindSetividade de Gestão do Tempo e Outlook. Aplicando os conceitos que apresentamos no workshop, podemos ver o tempo e trabalho de maneira diferente e ter mais atenção aos impactos que realmente produzimos.[/vc_column_text][vc_column_text css=”.vc_custom_1559563788349{padding-bottom: -20px !important;}”]
Desenvolvemos 7 pilares que consideramos essenciais para que você mantenha o foco no que realmente gera resultado.
Sempre falamos em nosso treinamento sobre produtividade e efetividade, o MindSetividade, que fazer a gestão dos e-mails é parte indispensável na nossa rotina de trabalho, principalmente no mundo caótico que vivemos atualmente. Os e-mails são, com certeza, um dos principais canais de comunicação corporativa e, por isso, é bem comum que a maioria deles gere alguma tarefa que você precisa executar, como parte das suas responsabilidades.
Lidar com esse fluxo constante de e-mails diariamente não é tarefa fácil e exige que adotemos algumas práticas para ter o apoio da tecnologia… É por isso que, neste artigo, trazemos algumas dicas importantes para fazer com que o seu Microsoft Outlook, um dos principais gerenciadores de e-mails, funcione a seu favor (e não contra, como normalmente acontece).
COMO OTIMIZAR A GESTÃO DE E-MAILS
Este artigo lhe dará maneiras simples e práticas de como usar o Outlook ao seu favor. Se você adotar as instruções a seguir, já terá uma estrutura básica de como melhorar a sua gestão de e-mail, com menos esforço e mais efetividade. Antes de começar, gostaria de sugerir algumas recomendações, que lhe ajudarão a ter um processo simples e funcional, para gerir seus e-mails:
Pratique sempre a Arte da Caixa de Entrada Vazia, tenha isso como um mantra;
Crie o mínimo de pastas possíveis para fazer a gestão dos emails, não tenha mais do que 10 pastas;
Aprenda a usar bem a ferramenta de busca do Outlook, ela será sua maior aliada;
Não seja escravo do Outlook, ele precisa ser uma ferramenta funcional para sua gestão de e-mails;
Você não precisa fazer tudo que chega no seu e-mail, o importante é direcionar tudo que chegar para o lugar certo. Assim, você terá as informações relevantes, no lugar que precisa;
Cada e-mail tem um assunto, cada assunto tem um e-mail. Mantenha as respostas no mesmo fluxo de e-mails, assim você evita ter várias mensagens que falam a mesma coisa;
Divirta-se! A gestão dos e-mails e do seu tempo precisam te ajudar a ser mais feliz e não ser mais um processo chato do seu trabalho.
Siga essas recomendações e aprenda na prática como melhorar a sua produtividade e efetividade, lembre-se que o Outlook é apenas uma ferramenta, que irá lhe ajudar (ou atrapalhar) na sua produtividade e efetividade. No final das contas, quem irá dar o tom para a ferramenta será você, portanto, a disciplina será sua maior aliada, na hora de manter uma rotina saudável.
ORGANIZAÇÃO DAS PASTAS
As pastas, no Outlook, acabam sendo um artifício utilizado com bastante frequência para fazermos a gestão dos e-mails. Os formatos de organização são os mais variados possíveis: algumas pessoas criam pastas para cada empresa ou setor que atende, outras criam para cada mês ou período específico ou até mesmo pelas obrigações que têm.
Para o MindSetividade, as pastas devem servir para que você tenha uma forma rápida e simples de armazenar seus e-mails, pelo tipo de ação que precisa ser tomada. Isso garante que você ganhe tempo na hora de saber o que precisa fazer e quando! Segue abaixo, a estrutura que recomendamos e as ações que deve ser tomada para cada e-mail que esteja nestas pastas:
Caixa de Entrada: Esta é a pasta padrão do Outlook, onde normalmente chegam todos os e-mails que você recebe. Para o MindSetividade, essa pasta precisa ser esvaziada (pelo menos uma vez por dia), ou seja, para cada e-mail que chega nesta pasta, você precisa decidir o que será feito e movê-lo para a pasta correspondente. Não deixe de direcionar nenhum e-mail, nem que seja direto para a lixeira!
Fazer esta semana: Nesta pasta, devem estar os e-mails que você recebeu e que exija de você alguma ação até o final da semana vigente.
Fazer Futuro: Já nesta pasta devem vir os e-mails cujo alguma ação precisa ser feitas, mas que não tenha um tempo específico para ser feito, ou seja, “quando der, eu faço”. Estes e-mails precisam ser revisados toda semana e redirecionados, sempre que necessário.
Follow-up: Aqui você deverá colocar os e-mails de follow-up, que remetem a tarefas que você delegou para alguém e ainda está esperando retorno.
Arquivo: Use esta pasta para arquivar e-mails importante, relevantes para o seu trabalho, mas que já não tem nenhuma ação para ser realizada. Essa pasta será usada somente como referência, quando necessário buscar algum histórico.
Utilize este modelo e, caso tenha alguma especificidade no seu trabalho, adapte-o para melhor atendê-lo. No entanto, lembre-se sempre de ter o mínimo necessário, tenha pastas para lhe ajudar a ver de forma rápida as ações que precisa realizar.
COMO CRIAR PASTAS NO OUTLOOK
O Outlook possui um processo muito simples para a criação de pastas e costuma ser o mesmo, independente da versão que você utiliza. Siga os passos a seguir, para criar as suas próprias pastas:
No painel do Outlook, vá com o cursor do mouse até o menu lateral esquerdo;
Sobre a pasta “Caixa de Entrada”, clique com o botão direito do mouse;
Ao abrir o menu de opções, selecione “Nova Pasta…”, clicando sobre ela com o botão esquerdo do mouse;
Digite o nome desejado para a pasta e tecle “enter” no seu teclado.
COMO VER O NÚMERO DE E-MAILS EM CADA PASTA
Como conversamos, as pastas devem ajudar você a identificar, de forma rápida, quais são as tarefas que você precisa fazer no seu dia a dia. Para ajudar nessa gestão de e-mails, recomendamos que você configure a forma como que o Outlook mostra a quantidade de e-mails, em cada uma das pastas que você criou. Saiba como fazer essa configuração, no passo a passo abaixo:
No painel do Outlook, vá com o cursor do mouse até o menu lateral esquerdo;
Sobre a pasta desejada, clique com o botão direito do mouse;
Ao abrir o menu de opções, selecione “Propriedades…”, clicando sobre ela com o botão esquerdo do mouse;
Após abrir uma nova janela de opções, na aba “Geral”, selecione a opção “Mostrar número total de itens”, clicando com o botão esquerdo do mouse;
Finalmente, clique no botão “Ok”, no canto inferior direito da janela.
Repita o processo, para todas aquelas pastas que seja importante ver quantas tarefas ainda estão pendentes. Lembre-se que o objetivo dessa função é que você tenha, de uma forma simples e rápida, uma visão sobre as tarefas que você ainda precisa fazer.
ENCONTRANDO E-MAILS NO OUTLOOK
Muita das vezes, cometemos o engano de acreditar que a melhor forma de fazer a gestão dos e-mails é através de pastas, porém já vimos que as pastas devem ajudar você a ver, rapidamente, quantas tarefas ainda precisam ser feitas durante seu dia a dia. Sendo assim, como fazemos para localizar aquele e-mail que estamos procurando?
Nestes casos, utilizamos a ferramenta de busca do Outlook, com ela você poderá encontrar aquele e-mail importante, muito mais prático do que se tentasse procurar nas pastas, certo?
Saiba, a seguir, como utilizar essa ferramenta crucial para tornar a sua rotina ainda mais dinâmica:
Clique na Caixa de Pesquisa, localizada ao lado direito do menu lateral esquerdo;
Digite algum termo que remeta ao e-mail que está buscando (como o nome do remetente, assunto, nome da empresa ou, até mesmo, alguma palavra-chave que tenha sido citada no corpo do e-mail).
Muitas vezes, essa busca mais geral não consegue nos atender, pois precisamos encontrar não só um e-mail que foi enviado pelo “Carlos”, mas que seja sobre um assunto específico. Nestas situações, precisamos aprimorar a busca, para ganhar tempo e ser mais efetivo:
Clique na Caixa de Pesquisa, localizada ao lado direito do menu lateral esquerdo;
Perceba que, ao clicar na Caixa de Pesquisa, as opções do menu superior mudam;
Vá até a opção “Mais”, no menu superior e clique com o botão esquerdo;
Selecione uma das opções da lista exibida que mais corresponda ao que está buscando (como o assunto ou nome do arquivo anexo);
Clique sobre a opção. Perceba que um novo campo foi adicionado, abaixo da Caixa de Pesquisa;
Adicione o termo nesta nova caixa e aguarde o Outlook buscar as opções;
Adicione quantos campos forem necessários para encontrar o e-mail desejado. Você irá perceber, conforme for utilizando essa função, que quanto melhor for redigir o corpo do e-mail e o assunto, mais fácil será encontrá-lo, quando necessário. É por isso que recomendamos utilizar assuntos que deixem claro qual o motivo daquele e-mail e sobre o que se trata.
CRIANDO UM COMPROMISSO A PARTIR DE UM E-MAIL
Se você já realizou o treinamento de MindSetividade, já sabe que nem todos os e-mails poderão ser classificados como “Fazer essa Semana” ou “Futuro” (quando não tem uma data de conclusão específica), afinal, algumas tarefas precisam ocorrer em um tempo previamente definido. Nestes casos, o Outlook pode ser um ótimo aliado para ajudá-lo nessa organização.
O Outlook tem uma função que lhe permite criar um evento a partir de um e-mail, assim você garante que as informações importantes não se percam durante a rotina de trabalho. Para executar essa função, siga os passos, a seguir:
Clique com o botão direito do mouse, sobre o e-mail, que precisa criar um evento em seu calendário, mantenha o botão do mouse pressionado;
Arraste o cursor do mouse até o ícone do calendário, localizado na parte inferior do menu lateral esquerdo;
Ao soltar o botão direito do mouse, selecione a opção “Copiar aqui como Compromisso com Anexo”, clicando no menu suspenso, que irá aparecer;
Após a abertura de uma nova janela, termine de adicionar as informações sobre o compromisso: informe data, local, horário e demais dados importantes para executar a tarefa;
Quando tiver inserido todos estes dados, clique no botão “Salvar e Fechar”, no canto superior esquerdo da janela de compromissos.
Está função pode ser muito útil para marcar uma reunião que tenha se originado a partir de um e-mail, assim você garante que terá todas as informações para aquele evento, sem precisar procurar por elas no futuro. Além disso, outra dica importante é criar compromissos no Outlook para lembrar de fazer o follow-up de alguma tarefa, antes de seu prazo final.
Lembre-se: o Outlook, assim como qualquer outra ferramenta de gestão de e-mail, precisa ajudar a tornar seu trabalho mais fácil!
DESLIGANDO O ALERTA DE E-MAILS
Uma das situações, que mais tiram nosso foco durante a rotina de trabalho, são os avisos de chegada de e-mail, que recebemos constantemente. Na maioria das vezes, acabam tirando a nossa atenção, mesmo que não seja sobre nada importante. No MindSetividade, recomendamos que você defina uma rotina para a limpeza da Caixa de Entrada e que combine com as pessoas, que tem interação, uma forma apropriada para tratar de assuntos urgentes (pode ser fazendo uma ligação ou enviando um WhatsApp, ao invés de enviar um e-mail, que normalmente você só verá tarde demais).
Urgências acontecem, porém combinar a forma ideal de contatá-lo nestes casos, pode lhe ajudar a otimizar muito o seu tempo. Dessa forma, você evita a necessidade de precisar checar constantemente seu e-mail e utilize esse tempo para focar no que realmente irá gerar mais resultado.
Siga os passos, a seguir, para desativar os alertas de e-mails, configuração nativa do Outlook:
Clique na opção “Arquivo”, acima do menu superior;
Ao carregar a página, clique em “Opções”, no menu lateral esquerdo;
Após abrir a janela de Opções, clique na aba “Email”;
Na parte direita da janela, vá na aba “Chegada de Mensagem” e desmarque todas as opções, clicando nas caixinhas com “✔”;
Depois de desmarcar todas as caixinhas, clique no botão “Ok”, da janela de Opções.
ALERTA DE E-MAILS IMPORTANTES
Mesmo que você já tenha alinhado formas de ser contatado em situações de emergência, alguns e-mails precisarão da sua atenção, assim que chegarem na sua Caixa de Entrada. Infelizmente, nenhum de nós está totalmente isento de situações não planejadas, mas podemos nos preparar, de forma mais inteligente para elas, utilizando melhor as ferramentas do Outlook.
Siga as instruções abaixo e aprenda como configurar alertas personalizados. Desta forma, você será informado sempre que aqueles e-mails que realmente importam, chegarem na sua Caixa de Entrada, sendo interrompido apenas quando realmente precisarem da sua atenção:
Na área de e-mails, ao lado do menu lateral esquerdo, clique em qualquer e-mail com o botão direito do mouse;
No menu suspenso, posicione o cursor sobre “Regras”;
Assim que as opções de “Regras” expandirem, clique com o botão esquerdo do mouse em “Gerenciar Regras e Alertas…”;
Assim que a janela de Regras e Alertas abrir, clique em “Nova Regra…”, uma nova janela do Assistente de Regras irá se iniciar;
Selecione, clicando em “Aplicar regra em mensagens que eu receber” e depois no botão “Avançar”;
Ao clicar em avançar, você será direcionado para uma lista com diversas opções, que servirão de critério para que você seja notificado. Caso queira ser avisado sempre que o e-mail conter a palavra “suporte” no assunto, selecione a opção “com palavras específicas no assunto” ou, para quando uma pessoa em especial lhe enviar um e-mail, selecione a opção “de pessoas ou grupo público”… Faça a configuração que melhor irá atender às suas necessidades;
Após ter definido os critérios, clique sobre as palavras sublinhadas e destacadas em azul, na parte inferior da janela, na “Etapa 2”;
Após configurado todos os critérios, clique em “Avançar” novamente;
Mais uma vez, a lista de opções será atualizada, desta vez você precisa selecionar quais as ações que deverão ser executadas, a partir dos critérios escolhidos anteriormente;
Para ser notificado quando um e-mail importante chegar, desça a barra de rolagem da “Etapa 1” e selecione a opção “exibir um Alerta na Área de Trabalho” e, se desejar, selecione também a opção “tocar um som” para receber uma notificação sonora;
Após as seleções, clique em “Avançar”, mais uma vez;
Nesta última lista será carregada os critérios de exceções, configure conforme sua necessidade, da mesma forma que os passos anteriores. Caso não tenha nenhuma exceção, basta clicar novamente em “Avançar”;
Finalmente, nesta última tela do Assistente de Regras, clique em “Concluir” para salvar o processo.
Agora que já configurou o Microsoft Outlook para lhe ajudar ainda mais na sua gestão de e-mails, basta continuar com sua rotina, limpando diariamente sua caixa de entrada e fazendo sua revisão semanal. Assim, você garante que todos os e-mails que receba sejam direcionados para o lugar certo e não se percam entre os SPAMs.
Não se esqueça de desenvolver sua disciplina, só assim conseguirá atingir um alto nível de produtividade e efetividade. Embora, no começo, seja mais difícil e nem sempre consiga fazer todas as tarefas para manter sua gestão de e-mails, com o tempo irá se tornar hábito.
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