Esses dias caminhando pelo shopping, buscando os presentes que ainda faltam para o grande dia do Natal, encontrei com uma amiga de mais de 20 anos. Como não podia ser diferente, sentamos para tomar um café e relembrar alguns acontecimentos interessantes de todo esse percurso: momentos de diversão, pesar, conquistas, namoros… Tudo aquilo que vocês sabem que existe quando conhecemos uma pessoa com esse tanto de tempo pra trás.
Não podiam faltar histórias das nossas viagens de fim de ano: Búzios, Florianópolis, Ilha do Mel… Até Copacabana (essa inesquecível pelo fato de que só foi possível entrar no ônibus às oito da manhã do dia 1.º de janeiro). Entre muito champagne, bacalhau e uvas (daquela simpatia dos 12 pedidos), lembrávamos de todas as promessas que fazíamos para o ano seguinte: vida fitness, mochilão pelo mundo, doar a cabeleira, parar de beber… Enfim, foi um encontro e tanto com aquela amiga tão querida.
Voltando pra casa, me peguei pensando: “e por que não conseguíamos sobreviver àqueles propósitos nem mesmo até o meio do ano (alguns até mesmo no carnaval já estavam sepultados)?”
Muitas vezes estamos aí vagando entre muitas ideias e promessas que gostaríamos de realizar, porém, a rotina do dia a dia, ou algum outro projeto que vai de encontro com àquele inicial, acaba nos desmotivando e começamos a colocar desculpas para não seguir nossos planos (aquele churrasquinho de final de semana, aquela festa open bar, aquele novo namoradinho que ama minhas lindas mechas…), sim ou não?
Minha reflexão desse dia e que continuo agora com vocês é: quão importante é ter claro nosso propósito de vida! Aquele norte que nos motiva a acordar todas as manhãs e que dá sentido e direção às nossas ações!
Napoleon Hill, um dos escritores mais vendidos dos últimos anos, com best sellers como "Pense e enriqueça" e "Mais esperto que o diabo", diz que “todos que se tornam autodeterminados em suas vidas irão infalivelmente encontrar o sucesso” e reforça ainda sobre a importância de se ter um "objetivo principal definido" como uma das suas principais "16 leis para alcançar o sucesso".
Entre os grandes escritores, não é somente Hill que disserta sobre o tema. Victor Frankl é outro escritor (psicólogo, psiquiatra e filósofo) que sobreviveu a um dos campos de concentração mais letais durante o Holocausto, o de Auschwitz. Frankl é autor do famoso livro “Em busca de sentido”, onde relata o quão importante é encontrar esse sentido como o grande fator que torna possível o homem sobreviver a situações difíceis.
Agora que nos aproximamos novamente ao Réveillon, temos novamente uma oportunidade de refazer alguns propósitos e eu quero convidá-los (a mim também, na verdade) a refletir sobre qual é esse meu grande propósito de vida que dá sentido a todos os demais? Quais são as crenças mais profundas que guardo que podem afetar a minha busca por realizá-lo? Quais são os meus cinco principais valores que definem minhas grandes decisões, pessoas e ambientes que frequento?
Com isso claro, ou pelo menos um rascunho a ser profundamente analisado, eu poderei começar a traçar os planos para o ano de 2022, que diferentes daqueles juvenis que foram motivo da resenha com essa querida amiga em meu último passeio pelo shopping, terão seu devido valor quando vierem aqueles momentos de conflito com novos projetos ou algo que possa ser um entrave para continuar meu caminho de realização pessoal
Boa "sorte" para nós e um excelente ano de 2022 a todos.
Talita Alves - Trainer e Especialista em Efetividade e Gestão do Tempo.
Não sei se você já sabe disso, mas o Microsoft Outlook é uma ferramenta muito poderosa para a nossa produtividade! Embora a maioria use apenas as funções básicas dele, como receber, enviar, responder e-mails e organiza-los em pastas, há uma infinidade de recursos que farão você ganhar MUITO tempo.
E um destes recursos será ensina em poucos passos, é só descer nesta página que já encontrará o vídeo.
Quer ver um exemplo?
A grande maioria de nós sempre têm aqueles textos padronizados que ora e outra precisamos enviar. Pode ser, por exemplo, aquele e-mail de instrução que envia para orientar sobre algum processo ou, talvez, a mensagem do status atual de algum serviço que você cuida… enfim, todos nós temos algum e-mail que precisa ser replicado com certa frequência.
E o que normalmente fazemos para resolver esse problema? Bom, aí a criatividade vai longe! Alguns deixam uma cópia salva na caixa de entrada, outros o salvam em um bloco de notas e tem até aqueles que já decoram o texto e o reescrevem toda vez que precisam.
Mesmo que já gaste pouquíssimo tempo indo até o email padrão e fazendo um cópia dele, saiba que tem um jeito ainda mais fácil e rápido de executar essa tarefa: é a ferramenta de Partes Rápidas do Microsoft Outlook.
Assista o vídeo curtinho que o Nelson preparou para te ajudar a configurar esse potente recurso do Outlook e ganhe ainda mais tempo ao escrever e-mails padrão:
Lumen Academy, 2021. Todos os direitos reservados.
Antes de implantar qualquer projeto, atente para que ele
comece bem. É melhor gastar mais tempo planejando e refletindo a respeito do
que irá fazer, do que começar errado e precisar de acertos e improvisações no
meio do caminho. Já vi empresas montarem estruturas comerciais apressadas para
depois amargar a transferência de boa parte do faturamento conquistado para
parceiros que não mereciam porque o sistema não foi suficientemente bem trabalhado.
A pressa em lançar produtos ou serviços, sem o
devido preparo, deve ser contida – o excesso de entusiasmo é péssimo
conselheiro. A ânsia de alguns departamentos, principalmente dos comerciais, em
aproveitar as datas promocionais para lançamentos com justificativas do tipo
“não podemos perder o Natal/o verão/a safra…”, faz pular etapas importantes
do processo. Queimar a largada compromete o futuro do negócio. “A hora é a
hora, antes da hora não é a hora, depois da hora também não é a hora”, diz um
ditado militar.
Conheci um marceneiro que antes de fazer qualquer trabalho
reunia todas as ferramentas, peças e acessórios de que precisaria para montar
um móvel. Estudava minúcias como o comprimento, a espessura e até o modelo do
passo dos parafusos. Verificava se as ferramentas, formões e serrotes estavam
bem afiados, buscava as chaves de fenda certas e as ferragens necessárias.
Reunia tudo em cima de uma lona e só então começava a trabalhar. Um apresto
demorado e irritante para quem observava de fora, mas extremamente necessário
para seu estilo de trabalho. Até hoje não encontrei ninguém tão competente,
rápido e caprichoso quanto ele.
Essa maneira “à la brasileira” de fazer negócios – planejar
pouco, arrumar-se no meio do caminho e ganhar dinheiro rápido – nasceu há muito
tempo, quando nossos antepassados, aventureiros, vinham para cá fazer fortuna
com a intenção de voltar correndo para a Europa. Deu certo para alguns, errado
para muitos.
Herdamos um modo de trabalhar que nos torna afoitos e deixa
de lado qualquer tipo de planejamento. Soma-se a esse modo de ser o longo tempo
de convivência com inflações galopantes, quando planejar, mesmo que fosse para
os próximos três meses, já era muito, mais a eterna mocidade do nosso povo e a
abundância de meios de sobrevivência, para termos como resultado a falta de
necessidade em planejar – seguimos o preceito bíblico: basta a cada dia o seu
mal.
Os tempos mudaram e, além de minucioso planejamento, temos
de começar o trabalho de maneira correta, pois já não se permitem erros como
antigamente. A concorrência está extremamente acirrada, os meios de comunicação
são em tempo real e as pessoas não têm mais paciência para esperar. A correção
de rumo é cansativa, cara, e às vezes até impossível. Por isso, cuide para não
errar no início, faça planos detalhados, perca tempo analisando todas as
possibilidades e cuide para que os sistemas funcionem a contento.
Os guerreiros vitoriosos vencem primeiro, só depois é que
vão à luta. Está na hora de aposentar a velha dística cabocla: “É no andar da
carroça que as abóboras se acomodam.”
Lumen Academy, 2021. Todos os direitos reservados.
Empresas apregoam aos seus funcionários que evitem erros
e dão ordens quase sempre ameaçadoras: antes de agir, eles devem
analisar com extremo critério todas as possibilidades e relacionar
cuidadosamente os prós e os contras; devem investigar todas as
alternativas, sendo reflexivos e ponderados, sem se esquecer de usar
o caríssimo e complexo software de análise estatística, pois a
qualquer deslize o bicho papão da demissão os pegará. Ora, ao cercear
as possibilidades de erro, a empresa não inovará nem fará com que suas
equipes sejam criativas – a maior exigência do mundo atual – e criará
um bando de carneirinhos adeptos ao “Yes, Sir!”. Funcionários podem ser criativos
em casa, na rua, com os amigos e com seus hobbies, mas ao bater o cartão ponto
deixam de sê-lo. A ordem não se pode errar é a mesma de não
se pode ousar, criar e inovar. Quem não está disposto a arriscar não
vai ser criativo e inovador nunca.
Este contexto
é contraditório, pois ao mesmo tempo em que se prega a necessidade da
inovação solicita-se o extremo cuidado na tomada de decisões. É por isso
que temos tanta gente com muita capacidade para dizer “não” e pouquíssima com
capacidade para dizer “sim”. Hoje, as decisões, quando acontecem, são
repartidas em comitês porque ninguém tem a coragem de se arriscar. Com isso
emperram-se os processos, perde-se tempo e as oportunidades irão
bater à porta da concorrência. Gente criativa não fica em empresa
castradora; se ficar será tão infeliz que não vai ajudar em nada.
Dirigentes precisam entender que produtos campeões nasceram muitas vezes de erros históricos e que foi preciso errar muitas vezes para se chegar a uma solução satisfatória. Não estou fazendo apologia as falhas grosseiras, chulas, advindas da falta de atenção ou do relaxo, estas devem ser punidas. Erros oriundos de iniciativas de se fazer melhor devem ser incentivados.
Não aprendemos com os erros, mas com a correção deles.
Se cometemos um erro que custou
10 reais e não aprendemos, pagamos caro; mas se cometemos um
erro que custou mil reais e aprendemos, pagamos
barato. Nesta paráfrase de uma afirmação do filósofo
Shopenhauer, entendemos que não é exatamente com os erros
que aprendemos, mas sim com a correção desses erros.
Ao
iniciarmos um novo projeto não devemos ter medo de errar; aliás, devemos
sim errar bastante – e quanto mais cedo errarmos, melhor. Se não deu
certo, não tem importância: o aprendizado nos ajudará a
recomeçar os projetos já com a expertise incorporada. Se ao longo de
um processo não erramos em nada, com certeza é sinal de que também não
inovamos. Processos, sistemas e projetos precisam ser corrigidos sempre. Warren
Buffett, um dos homens mais ricos do mundo disse: “Se a cada dez tentativas
errarmos quatro, isto não é errar.”
O medo de arriscar inibi a criatividade e a inovação
O receio de se
arriscar, hábito que aprisiona e inibe a criatividade, tem a ver com o
julgamento e a culpa, frutos de uma busca de perfeição desnecessária, pois nem
sempre os trabalhos empresariais precisam ser perfeitos. Sendo menos
rigorosos com o nosso desempenho enfrentamos melhor os desafios e
compreendemos que uma bola na trave vale mais do que uma para fora. Bolas na
trave indicam que estamos muito perto do ideal e que não podemos nos acomodar.
O repartir das tentativas e das correções motiva a todos e os mobiliza na busca
do rumo correto.
Zonas de conforto induzem ao medo de errar e à
imobilidade. Por outro lado, não é bom ficar preso aos erros do passado e em
lamentações sem fim. Tal atitude só piora a situação. Um dos truques para se
livrar dessa culpa é rememorar o erro (pela última vez) criando uma história
fictícia, é claro, mas com final feliz para a situação e repeti-la algumas
vezes. O erro e a culpa irão embora da nossa mente e estaremos preparados
para cometer novos erros e, com certeza, com a capacidade criativa liberada.
Ao nos livrarmos do medo dos erros, um novo e brilhante caminho em nossa
carreira será aberto.
Lumen Academy, 2021. Todos os direitos reservados.
Em qualquer atividade que envolva terceiros, principalmente nas negociações e no desenvolvimento de projetos, devemos informar sempre aos parceiros e interessados sobre o andamento dos trabalhos. Quando as pessoas com quem interagimos notarem que recebemos, processamos e organizamos, sem perda de tempo, as trocas e os acordos que temos em comum, começarão a confiar mais em nós. Caso contrário, pensarão que não as levamos em consideração e criarão uma impressão negativa a respeito do nosso comportamento. Com certeza irão pensar que não temos interesse no assunto ou que somos irresponsáveis e péssimos profissionais.
Por isso, devemos nos habituar a informar sempre, sobre os estágios do trabalho que realizamos, nem que seja para dizer que até o momento nada foi feito ou ainda não temos nenhuma resposta e informação para oferecer. Este procedimento melhora o nosso bem estar mental e a qualidade dos relacionamentos – tanto pessoais quanto profissionais. E isto pode ser feito por meio de visitas, telefonemas, e-mails, mensagens por WhatsApp ou bilhetes. É uma ação que não custa nada, evita que os outros pensem mal a nosso respeito e influencia os próximos passos do projeto. O hábito de cientificar sobre a posição dos assuntos que nos cabem diretamente nos processos de trabalho ajuda a apressar algumas decisões.
É prática perguntar ao principal interessado a quem
devemos enviar as informações e em quais situações e contextos devem
recebê-las. A mensagem original deve ser dirigida aos que tratam diretamente
conosco e as cópias aos demais? Isto nos deixará mais confortáveis e confiantes
para exigir a contrapartida de ações.
Pagamos alto preço em termos de sentimento de
desintegração, confiança e baixa estima quando quebramos um compromisso com
alguém. Quando não lhe damos resposta sobre um trabalho comprometido e não
finalizado. Deixar compromissos “na caixa de entrada” é alimentar fonte de
incômodo persistente.
Todos os nossos acordos e promessas devem ser colocados
na pasta auto-administração para ser regularmente acompanhados e revisados. Se
não o fizermos perdemos muita energia psíquica, pois a promessa não cumprida é
uma enorme fonte de sentimentos negativos que alimentamos a nosso próprio
respeito. Por isso, pense bem antes de fazer acordos ou promessas. Muita da
carga que carregamos é desnecessária e o querer agradar a todos é impossível e
insano. Se firmar um compromisso com alguém, trate de cumpri-lo, se não puder
renegocie o prazo de entrega.
Outra vantagem de informar aos parceiros sobre a situação dos projetos e tarefas que estão ao nosso encargo é que este comportamento faz o trabalho andar mais rápido e com mais eficiência. É como trabalhar em círculos: mexemos numa parte, ela se afeta e move outra e assim por diante até que volte à causa inicial – a nós mesmos. A partir daí, podemos dar passos mais precisos em direção ao resultado final. “Acabativa” é o nome do jogo e ele só é possível quando acompanhamos os processos o tempo inteiro. É a comunicação fluindo que faz a ligação entre todas as partes – como na química, ela é o catalizador que une as partes.
Se fazer a nossa própria gestão em home office já é um grande desafio, imagine fazer a gestão da equipe? Muitas das dicas que já demos nos outros artigos poderão ajudar, mas, aqui, essa dica é essencial: teste variações e busque o que gera os melhores resultados.
Além dessa, temos mais 5 dicas específicas para ajuda-lo na gestão da sua equipe:
1# Mantenha os objetivos e metas visíveis e atualizados
Assim como já
dizia o físico William Thompson no século XIX, “aquilo que não se pode medir,
não se pode melhorar”. Todos estão rodeados de potenciais distrações durante o
tempo todo e, ter foco, não é nada fácil, ainda mais quando cada um está em sua
própria casa. Por isso, ter objetivos e metas claras, acordadas entre todos e
diariamente acompanhadas é essencial para manter os esforços na direção certa.
Faça reuniões
frequentes ou adote alguma ferramenta que lhe ajude a manter todos informados sobre
o status dos objetivos, indicadores e metas. Isso ajudará a manter contato
constante com o que realmente precisam fazer.
2# Faça acordos de convivência com sua equipe
Assim como você, seus liderados também precisam se adaptar a uma nova realidade. Portanto, não espere que a situação se complique para tratar sobre as necessidades, dificuldades e objetivos envolvidos. Encontre modos de conciliar as questões de cada um com os objetivos e metas traçadas.
Documente o que combinaram para que possa servir de consulta, tanto para você quanto para os seus liderados. Altere sempre que necessário e mediante o acordo prévio de todos.
3# Follow up é essencial!
Utilize sua
agenda para organizar os follow-up que precisa acompanhar. Se sua equipe não
está tão habituada com o home office, o ideal é combinar check points entre
vocês, antes do prazo final de entrega. Isso ajudará tanto a identificar as
principais dificuldades que sua equipe pode estar enfrentando nesse momento de
adaptação, quanto ter tempo para correções antes que o prazo expire.
4# Feedback também!
Assim como o
follow-up, o feedback também é uma ótima ferramenta de home office. Porém, é
preciso ser um líder facilitador e não cobrador de tarefa. Tenha conversas
individuais constantes com seus liderados para abordar o que está funcionando e
o que não está, identifique o que você pode fazer para ajuda-los nesse
processo, seja através da sua mentoria, remanejamento de atividades,
treinamentos técnicos, etc.
Também
encoraje sua equipe em lhe dar feedbacks e atue sobre eles, isso lhe ajudará a
afinar ainda mais sua gestão à distância, além de reduzir a falta de contato
que o home office normalmente gera.
5# Não deixe de fortalecer o relacionamento
Não deixe que o distanciamento social esfrie o relacionamento entre você e sua equipe. Promova momentos de distração e convivência, utilize as videochamadas para jogar conversa fora ou até mesmo organizar um happy hour. Isso ajudará a fortalecer o relacionamento de todos, mesmo à distância.
O importante é evitar só ter contato com eles para falar de trabalho, mostre que você se importa com seus liderados, ajude-os a passar por essa fase e contribua para criar um clima de colaboração e ajuda mútua, mesmo estando cada um em casa.
Juntos somos mais fortes!
Pensamos que estas dicas não sejam só para tornar o home office mais efetivo, na verdade, tentamos trazer recomendações para a vida que parece estar mais próxima.
O que podemos dizer é que, cada vez mais, percebemos que a união de pessoas ocorre menos por questões de origem e espaço físico e mais por suas convicções, objetivos e motivações. Ninguém sabe como o mundo será de 2020 para frente, no entanto, com certeza, terá sido feito por aqueles que conseguiram se unir em torno de um objetivo comum, pelo empenho em torna-lo realidade.
Pensando bem… Acreditamos que todas as crises do passado sempre foram superadas por pessoas assim, ou melhor… pela união de pessoas assim! Portanto, aproveite esse momento para unir, para transcender “aquelas verdades” que limitam o seu potencial. Busque construir e apoiar, deixe-se inspirar e inspire.
No artigo anterior, já trouxemos 5 dicas de como organizar o seu trabalho em home office. São dicas importantes, principalmente se está tendo dificuldades de adaptação a esse formato de trabalho à distância.
Trouxemos mais 5 dicas que vão além de somente o ambiente de home office, elas são para a vida toda, pessoal e profissional. Até por isso, não quer dizer que serão fáceis de aplicar, mas só a consciência e prática inicial delas já lhe darão novas perspectivas de produtividade:
1# Assimile o novo
Segundo a teoria da Gestalt*, quando não sabemos o que irá acontecer, tendemos a preencher os espaços em branco com nossa própria imaginação. Independente dela ser mais otimista ou pessimista, o problema é que normalmente nos leva a reagir de forma menos adaptada ao contexto. Podemos subestimar os riscos à saúde e deixar de tomar medidas importantes ou entrar em pânico, acreditando que é o fim do mundo, por exemplo.
A dica é buscar se informar por meios confiáveis, como órgãos e profissionais reconhecidos. Seja sobre saúde ou economia, ter conhecimento de fontes de referência poderão ajuda-lo a tomar medidas mais efetivas. Além disso, não deixe se levar por tudo que ouve por aí e, se algo lhe preocupou, busque verificar a veracidade da fonte.
* Teoria da psicologia que defende que, para entender as partes, é preciso compreender o todo primeiro.
2# Comece o dia tirando as coisas da mente
Essa é uma dica para a vida e não somente para o home office: nossa mente foi feita para criar e não guardar informações. Por isso, sempre comece seu dia pensando em tudo que precisa fazer e já dê um direcionamento. Agende uma reunião, separe um horário para executar, adicione na lista de compras, salve em algum lugar para fazer mais tarde… O segredo é não deixar a mesma atividade pipocar na sua mente o tempo todo.
3# Faça revisões semanais
Outra lição para a vida toda é reservar o início ou final da sua semana para fazer uma revisão dos últimos dias. Uma das habilidades que mais nos desenvolverá como pessoa e profissional é aprender com nossas atitudes, portanto reserve um momento para revisar tudo que fez durante esses dias. Avalie o que deu certo e o que deu errado, procure aprender com tudo isso e teste alternativas para ser mais efetivo nos próximos dias.
4# Pratique a empatia
Para muitos, esse é um momento estressante e ter empatia ajudará a encontrar mais soluções do que problemas. Ouvir verdadeiramente aqueles com quem vivemos e se colocar no lugar deles nos ajudará a fortalecer os vínculos ao invés de desgastá-los.
Não quer dizer que você precisa absorver tudo isso calado ou explodir quando não suportar mais o estresse. Ao invés de expor sobre o outro, fale sobre os seus sentimentos e compartilhe suas frustrações. Pode não ser uma conversa fácil, porém, será muito mais eficiente do que discussões em que o foco é achar um “culpado”.
5# Bateu o desespero? Respire!
Tudo ainda é
muito novo e ter algumas crises de ansiedade e desespero é até esperado.
Portanto, essa é a nossa última dica: Respire!
Nem tudo dará certo e, com certeza, todos nós temos muito com que se preocupar. No entanto, preocupação e ansiedade são sentimentos paralisantes e não nos levam a lugar algum. Sempre que se ver “andando em círculos”, pare e respire, tire um tempo para clarear os pensamentos. Feito isso, volte para a primeira dica, assimile o novo!
Estamos em um contexto completamente novo e a tendência é que isso se torne cada vez mais comum. Trabalhar de casa pode ser uma novidade para você agora, mas já existem colaboradores de empresas inteiras trabalhando de suas casas, sem nunca terem se conhecido presencialmente. Não é fácil, mas é um paradigma que precisamos quebrar para acompanhar as mudanças do mundo moderno.
Queremos te ajudar nesse momento de adaptação e, por isso, separamos 5 dicas importantes:
1# Trabalhe por entrega e não por carga horária
Acordar, se
arrumar, ir para o trabalho e voltar para a casa… Para muitos de nós, essa
era a rotina e tentar reproduzi-la no home office pode ser um problemão. Seja
pelos filhos ou seus outros familiares, separar o tempo de trabalho em um
grande bloco de horas pode não funcionar muito bem.
Ao trabalhar em casa precisamos mudar a lógica, esqueça as horas de trabalho e foque no que precisa entregar. Ao iniciar seu trabalho, liste as atividades que precisa fazer, organize-se para se adaptar à realidade, divida as horas de modo que lhe atenda e não se restrinja ao horário comercial.
2# Organize o ambiente de trabalho
Independente se você possui um escritório em casa ou não, busque organizar o seu local de trabalho somente com aquilo que irá precisar. Antes de iniciar, pense em tudo que precisará para executar as atividades, assim você evita ter interrupções constantes e também ajuda no processo mental de ligar o “modo profissional”.
Isso também vale para o ambiente digital, muitas abas de notícias, webinars, cursos on-line ou notificações de redes sociais podem ser um prato cheio para a distração.
3# Faça acordos de convivência
Acordos de
convivência são essenciais nesse momento e devem ser feitos antes de qualquer
desentendimento, ou seja, aquela discussão com seu filho ou cônjuge depois de
uma situação estressante não é um acordo de convivência!
Converse com
seus filhos (caso tenham maior discernimento), cônjuge e/ou familiares antes de
qualquer mal entendido, exponha suas necessidades, desejos e objetivos e ouça
verdadeiramente os deles. Se, ambos trabalham e tem filhos pequenos, organize o
dia para que cada um possa trabalhar e cuidar. Busque criar objetivos que sejam
comuns a todos.
4# Faça acordos de convivência com você mesmo
O maior desafio de trabalhar em casa são as milhares de distrações a que estamos expostos o tempo todo. Para evita-las, faça acordos de convivência com você mesmo, defina seus objetivos e pequenas conquistas. Por exemplo, sempre que terminar alguma atividade, se permita tirar alguns minutos para tomar um café e ver alguma coisa que não seja sobre trabalho. Isso pode ajudar a estar mais focado e menos ansioso, além manter as entregas em dia.
5# Teste variações para se adaptar
Pode ser que prefira trabalhar mais cedo ou goste mais da noite, seja mais produtivo tendo vários intervalos ou trabalhando por várias horas sem pausa, ter um local específico ou trabalhar em cômodos diferentes todos os dias… Aqui não tem uma dica pronta, a sugestão é testar para ver o que funciona.
Não se prenda a somente tentar replicar o seu ambiente do escritório dentro de casa, isso poderá ser frustrante. Procure testar novas variações que ainda não fez para avaliar o que funciona melhor para a sua produtividade.
Estamos passando pelas maiores revoluções tecnológicas de todos os tempos: os meios de transporte estão mais rápidos, os aplicativos e softwares estão cada vez mais inteligentes e os canais de comunicação nunca foram tão dinâmicos. Passamos o último século aprimorando a capacidade produtiva a ponto de mudar completamente a nossa rotina, porém a sensação de que ainda não temos o tempo necessário persiste…
[/vc_wp_text][thim-heading title=”Nós temos mais tempo!” title_uppercase=”” textcolor=”#ffaa04″ size=”h5″ title_custom=”custom” font_size=”25″ font_weight=”” clone_title=”” line=””][vc_column_text]Quando começamos a desenvolver o método MindSetividade de Gestão do Tempo e Outlook, a primeira explicação que passou pela mente foi que “hoje trabalhamos mais do que antes”, no entanto há poucos indícios de que a escassez de tempo se deva a isso. Há estudos que calculam de 24 a 36 horas livres por mês a mais, se comparado há 50 anos e, além disso, trabalhamos 3,6 horas semanais a menos do que em relação há 1950, segundo a Organização para a Cooperação e Desenvolvimento Econômico (OCDE).[/vc_column_text][thim-single-images image=”8565″][vc_empty_space height=”20px”][vc_column_text]Existem aplicativos para diversas necessidades, seja para gerir compromissos, comer, fazer transações bancárias, ir de um lugar a outro, enfim… Temos solução para tudo! Então, para onde vai todo esse tempo livre?
A tecnologia mudou a forma de fazer a gestão do trabalho e otimizou processos, porém trouxe outros problemas. Atualmente a questão não é como ganhar mais tempo ou ser mais produtivo, é como gerar resultados melhores e mais efetivos.[/vc_column_text][thim-heading title=”Se não falta tempo, o que falta então?” title_uppercase=”” textcolor=”#ffaa04″ size=”h5″ title_custom=”custom” font_size=”25″ font_weight=”” clone_title=”” line=””][vc_column_text]As prioridades mudam mais rápido do que podemos acompanhar e é quase impossível dar conta de todas elas dentro do prazo em que precisam ser concluídas.
Nesse cenário dinâmico, percebemos que só produzir e organizar tarefas não tem o efeito necessário. Segundo um estudo com 35 mil colaboradores de diversos países realizado pela Potential Project, somente 12% da falta de produtividade é causada pelo excesso de demanda, enquanto que 26% das distrações são geradas por solicitações de outras pessoas. Entretanto, o dado mais importante desta pesquisa é que 96% alegam que o principal causador do baixo resultado é a falta de foco.[/vc_column_text][thim-single-images image=”8566″][vc_empty_space height=”20px”][vc_column_text]O segredo está em priorizar e focar os esforços no que traz os melhores resultados, aqueles que realmente impactam nosso trabalho e é por isso que elaboramos o método MindSetividade de Gestão do Tempo e Outlook. Aplicando os conceitos que apresentamos no workshop, podemos ver o tempo e trabalho de maneira diferente e ter mais atenção aos impactos que realmente produzimos.[/vc_column_text][vc_column_text css=”.vc_custom_1559563788349{padding-bottom: -20px !important;}”]
Desenvolvemos 7 pilares que consideramos essenciais para que você mantenha o foco no que realmente gera resultado.
Sempre falamos em nosso treinamento sobre produtividade e efetividade, o MindSetividade, que fazer a gestão dos e-mails é parte indispensável na nossa rotina de trabalho, principalmente no mundo caótico que vivemos atualmente. Os e-mails são, com certeza, um dos principais canais de comunicação corporativa e, por isso, é bem comum que a maioria deles gere alguma tarefa que você precisa executar, como parte das suas responsabilidades.
Lidar com esse fluxo constante de e-mails diariamente não é tarefa fácil e exige que adotemos algumas práticas para ter o apoio da tecnologia… É por isso que, neste artigo, trazemos algumas dicas importantes para fazer com que o seu Microsoft Outlook, um dos principais gerenciadores de e-mails, funcione a seu favor (e não contra, como normalmente acontece).
COMO OTIMIZAR A GESTÃO DE E-MAILS
Este artigo lhe dará maneiras simples e práticas de como usar o Outlook ao seu favor. Se você adotar as instruções a seguir, já terá uma estrutura básica de como melhorar a sua gestão de e-mail, com menos esforço e mais efetividade. Antes de começar, gostaria de sugerir algumas recomendações, que lhe ajudarão a ter um processo simples e funcional, para gerir seus e-mails:
Pratique sempre a Arte da Caixa de Entrada Vazia, tenha isso como um mantra;
Crie o mínimo de pastas possíveis para fazer a gestão dos emails, não tenha mais do que 10 pastas;
Aprenda a usar bem a ferramenta de busca do Outlook, ela será sua maior aliada;
Não seja escravo do Outlook, ele precisa ser uma ferramenta funcional para sua gestão de e-mails;
Você não precisa fazer tudo que chega no seu e-mail, o importante é direcionar tudo que chegar para o lugar certo. Assim, você terá as informações relevantes, no lugar que precisa;
Cada e-mail tem um assunto, cada assunto tem um e-mail. Mantenha as respostas no mesmo fluxo de e-mails, assim você evita ter várias mensagens que falam a mesma coisa;
Divirta-se! A gestão dos e-mails e do seu tempo precisam te ajudar a ser mais feliz e não ser mais um processo chato do seu trabalho.
Siga essas recomendações e aprenda na prática como melhorar a sua produtividade e efetividade, lembre-se que o Outlook é apenas uma ferramenta, que irá lhe ajudar (ou atrapalhar) na sua produtividade e efetividade. No final das contas, quem irá dar o tom para a ferramenta será você, portanto, a disciplina será sua maior aliada, na hora de manter uma rotina saudável.
ORGANIZAÇÃO DAS PASTAS
As pastas, no Outlook, acabam sendo um artifício utilizado com bastante frequência para fazermos a gestão dos e-mails. Os formatos de organização são os mais variados possíveis: algumas pessoas criam pastas para cada empresa ou setor que atende, outras criam para cada mês ou período específico ou até mesmo pelas obrigações que têm.
Para o MindSetividade, as pastas devem servir para que você tenha uma forma rápida e simples de armazenar seus e-mails, pelo tipo de ação que precisa ser tomada. Isso garante que você ganhe tempo na hora de saber o que precisa fazer e quando! Segue abaixo, a estrutura que recomendamos e as ações que deve ser tomada para cada e-mail que esteja nestas pastas:
Caixa de Entrada: Esta é a pasta padrão do Outlook, onde normalmente chegam todos os e-mails que você recebe. Para o MindSetividade, essa pasta precisa ser esvaziada (pelo menos uma vez por dia), ou seja, para cada e-mail que chega nesta pasta, você precisa decidir o que será feito e movê-lo para a pasta correspondente. Não deixe de direcionar nenhum e-mail, nem que seja direto para a lixeira!
Fazer esta semana: Nesta pasta, devem estar os e-mails que você recebeu e que exija de você alguma ação até o final da semana vigente.
Fazer Futuro: Já nesta pasta devem vir os e-mails cujo alguma ação precisa ser feitas, mas que não tenha um tempo específico para ser feito, ou seja, “quando der, eu faço”. Estes e-mails precisam ser revisados toda semana e redirecionados, sempre que necessário.
Follow-up: Aqui você deverá colocar os e-mails de follow-up, que remetem a tarefas que você delegou para alguém e ainda está esperando retorno.
Arquivo: Use esta pasta para arquivar e-mails importante, relevantes para o seu trabalho, mas que já não tem nenhuma ação para ser realizada. Essa pasta será usada somente como referência, quando necessário buscar algum histórico.
Utilize este modelo e, caso tenha alguma especificidade no seu trabalho, adapte-o para melhor atendê-lo. No entanto, lembre-se sempre de ter o mínimo necessário, tenha pastas para lhe ajudar a ver de forma rápida as ações que precisa realizar.
COMO CRIAR PASTAS NO OUTLOOK
O Outlook possui um processo muito simples para a criação de pastas e costuma ser o mesmo, independente da versão que você utiliza. Siga os passos a seguir, para criar as suas próprias pastas:
No painel do Outlook, vá com o cursor do mouse até o menu lateral esquerdo;
Sobre a pasta “Caixa de Entrada”, clique com o botão direito do mouse;
Ao abrir o menu de opções, selecione “Nova Pasta…”, clicando sobre ela com o botão esquerdo do mouse;
Digite o nome desejado para a pasta e tecle “enter” no seu teclado.
COMO VER O NÚMERO DE E-MAILS EM CADA PASTA
Como conversamos, as pastas devem ajudar você a identificar, de forma rápida, quais são as tarefas que você precisa fazer no seu dia a dia. Para ajudar nessa gestão de e-mails, recomendamos que você configure a forma como que o Outlook mostra a quantidade de e-mails, em cada uma das pastas que você criou. Saiba como fazer essa configuração, no passo a passo abaixo:
No painel do Outlook, vá com o cursor do mouse até o menu lateral esquerdo;
Sobre a pasta desejada, clique com o botão direito do mouse;
Ao abrir o menu de opções, selecione “Propriedades…”, clicando sobre ela com o botão esquerdo do mouse;
Após abrir uma nova janela de opções, na aba “Geral”, selecione a opção “Mostrar número total de itens”, clicando com o botão esquerdo do mouse;
Finalmente, clique no botão “Ok”, no canto inferior direito da janela.
Repita o processo, para todas aquelas pastas que seja importante ver quantas tarefas ainda estão pendentes. Lembre-se que o objetivo dessa função é que você tenha, de uma forma simples e rápida, uma visão sobre as tarefas que você ainda precisa fazer.
ENCONTRANDO E-MAILS NO OUTLOOK
Muita das vezes, cometemos o engano de acreditar que a melhor forma de fazer a gestão dos e-mails é através de pastas, porém já vimos que as pastas devem ajudar você a ver, rapidamente, quantas tarefas ainda precisam ser feitas durante seu dia a dia. Sendo assim, como fazemos para localizar aquele e-mail que estamos procurando?
Nestes casos, utilizamos a ferramenta de busca do Outlook, com ela você poderá encontrar aquele e-mail importante, muito mais prático do que se tentasse procurar nas pastas, certo?
Saiba, a seguir, como utilizar essa ferramenta crucial para tornar a sua rotina ainda mais dinâmica:
Clique na Caixa de Pesquisa, localizada ao lado direito do menu lateral esquerdo;
Digite algum termo que remeta ao e-mail que está buscando (como o nome do remetente, assunto, nome da empresa ou, até mesmo, alguma palavra-chave que tenha sido citada no corpo do e-mail).
Muitas vezes, essa busca mais geral não consegue nos atender, pois precisamos encontrar não só um e-mail que foi enviado pelo “Carlos”, mas que seja sobre um assunto específico. Nestas situações, precisamos aprimorar a busca, para ganhar tempo e ser mais efetivo:
Clique na Caixa de Pesquisa, localizada ao lado direito do menu lateral esquerdo;
Perceba que, ao clicar na Caixa de Pesquisa, as opções do menu superior mudam;
Vá até a opção “Mais”, no menu superior e clique com o botão esquerdo;
Selecione uma das opções da lista exibida que mais corresponda ao que está buscando (como o assunto ou nome do arquivo anexo);
Clique sobre a opção. Perceba que um novo campo foi adicionado, abaixo da Caixa de Pesquisa;
Adicione o termo nesta nova caixa e aguarde o Outlook buscar as opções;
Adicione quantos campos forem necessários para encontrar o e-mail desejado. Você irá perceber, conforme for utilizando essa função, que quanto melhor for redigir o corpo do e-mail e o assunto, mais fácil será encontrá-lo, quando necessário. É por isso que recomendamos utilizar assuntos que deixem claro qual o motivo daquele e-mail e sobre o que se trata.
CRIANDO UM COMPROMISSO A PARTIR DE UM E-MAIL
Se você já realizou o treinamento de MindSetividade, já sabe que nem todos os e-mails poderão ser classificados como “Fazer essa Semana” ou “Futuro” (quando não tem uma data de conclusão específica), afinal, algumas tarefas precisam ocorrer em um tempo previamente definido. Nestes casos, o Outlook pode ser um ótimo aliado para ajudá-lo nessa organização.
O Outlook tem uma função que lhe permite criar um evento a partir de um e-mail, assim você garante que as informações importantes não se percam durante a rotina de trabalho. Para executar essa função, siga os passos, a seguir:
Clique com o botão direito do mouse, sobre o e-mail, que precisa criar um evento em seu calendário, mantenha o botão do mouse pressionado;
Arraste o cursor do mouse até o ícone do calendário, localizado na parte inferior do menu lateral esquerdo;
Ao soltar o botão direito do mouse, selecione a opção “Copiar aqui como Compromisso com Anexo”, clicando no menu suspenso, que irá aparecer;
Após a abertura de uma nova janela, termine de adicionar as informações sobre o compromisso: informe data, local, horário e demais dados importantes para executar a tarefa;
Quando tiver inserido todos estes dados, clique no botão “Salvar e Fechar”, no canto superior esquerdo da janela de compromissos.
Está função pode ser muito útil para marcar uma reunião que tenha se originado a partir de um e-mail, assim você garante que terá todas as informações para aquele evento, sem precisar procurar por elas no futuro. Além disso, outra dica importante é criar compromissos no Outlook para lembrar de fazer o follow-up de alguma tarefa, antes de seu prazo final.
Lembre-se: o Outlook, assim como qualquer outra ferramenta de gestão de e-mail, precisa ajudar a tornar seu trabalho mais fácil!
DESLIGANDO O ALERTA DE E-MAILS
Uma das situações, que mais tiram nosso foco durante a rotina de trabalho, são os avisos de chegada de e-mail, que recebemos constantemente. Na maioria das vezes, acabam tirando a nossa atenção, mesmo que não seja sobre nada importante. No MindSetividade, recomendamos que você defina uma rotina para a limpeza da Caixa de Entrada e que combine com as pessoas, que tem interação, uma forma apropriada para tratar de assuntos urgentes (pode ser fazendo uma ligação ou enviando um WhatsApp, ao invés de enviar um e-mail, que normalmente você só verá tarde demais).
Urgências acontecem, porém combinar a forma ideal de contatá-lo nestes casos, pode lhe ajudar a otimizar muito o seu tempo. Dessa forma, você evita a necessidade de precisar checar constantemente seu e-mail e utilize esse tempo para focar no que realmente irá gerar mais resultado.
Siga os passos, a seguir, para desativar os alertas de e-mails, configuração nativa do Outlook:
Clique na opção “Arquivo”, acima do menu superior;
Ao carregar a página, clique em “Opções”, no menu lateral esquerdo;
Após abrir a janela de Opções, clique na aba “Email”;
Na parte direita da janela, vá na aba “Chegada de Mensagem” e desmarque todas as opções, clicando nas caixinhas com “✔”;
Depois de desmarcar todas as caixinhas, clique no botão “Ok”, da janela de Opções.
ALERTA DE E-MAILS IMPORTANTES
Mesmo que você já tenha alinhado formas de ser contatado em situações de emergência, alguns e-mails precisarão da sua atenção, assim que chegarem na sua Caixa de Entrada. Infelizmente, nenhum de nós está totalmente isento de situações não planejadas, mas podemos nos preparar, de forma mais inteligente para elas, utilizando melhor as ferramentas do Outlook.
Siga as instruções abaixo e aprenda como configurar alertas personalizados. Desta forma, você será informado sempre que aqueles e-mails que realmente importam, chegarem na sua Caixa de Entrada, sendo interrompido apenas quando realmente precisarem da sua atenção:
Na área de e-mails, ao lado do menu lateral esquerdo, clique em qualquer e-mail com o botão direito do mouse;
No menu suspenso, posicione o cursor sobre “Regras”;
Assim que as opções de “Regras” expandirem, clique com o botão esquerdo do mouse em “Gerenciar Regras e Alertas…”;
Assim que a janela de Regras e Alertas abrir, clique em “Nova Regra…”, uma nova janela do Assistente de Regras irá se iniciar;
Selecione, clicando em “Aplicar regra em mensagens que eu receber” e depois no botão “Avançar”;
Ao clicar em avançar, você será direcionado para uma lista com diversas opções, que servirão de critério para que você seja notificado. Caso queira ser avisado sempre que o e-mail conter a palavra “suporte” no assunto, selecione a opção “com palavras específicas no assunto” ou, para quando uma pessoa em especial lhe enviar um e-mail, selecione a opção “de pessoas ou grupo público”… Faça a configuração que melhor irá atender às suas necessidades;
Após ter definido os critérios, clique sobre as palavras sublinhadas e destacadas em azul, na parte inferior da janela, na “Etapa 2”;
Após configurado todos os critérios, clique em “Avançar” novamente;
Mais uma vez, a lista de opções será atualizada, desta vez você precisa selecionar quais as ações que deverão ser executadas, a partir dos critérios escolhidos anteriormente;
Para ser notificado quando um e-mail importante chegar, desça a barra de rolagem da “Etapa 1” e selecione a opção “exibir um Alerta na Área de Trabalho” e, se desejar, selecione também a opção “tocar um som” para receber uma notificação sonora;
Após as seleções, clique em “Avançar”, mais uma vez;
Nesta última lista será carregada os critérios de exceções, configure conforme sua necessidade, da mesma forma que os passos anteriores. Caso não tenha nenhuma exceção, basta clicar novamente em “Avançar”;
Finalmente, nesta última tela do Assistente de Regras, clique em “Concluir” para salvar o processo.
Agora que já configurou o Microsoft Outlook para lhe ajudar ainda mais na sua gestão de e-mails, basta continuar com sua rotina, limpando diariamente sua caixa de entrada e fazendo sua revisão semanal. Assim, você garante que todos os e-mails que receba sejam direcionados para o lugar certo e não se percam entre os SPAMs.
Não se esqueça de desenvolver sua disciplina, só assim conseguirá atingir um alto nível de produtividade e efetividade. Embora, no começo, seja mais difícil e nem sempre consiga fazer todas as tarefas para manter sua gestão de e-mails, com o tempo irá se tornar hábito.
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